信息观众组织部
Information viewer Organization Department
信息观众组织部主要负责公司各展览项目观众买家信息的收集、整理、过滤、核实、补充、录入、分类邀请、组织、接待、达成交易等。
收集的展会专业观众信息资料，一般包括姓名、性别、所在单位(公司)、所任职务、办公地址、联系方式(电话、传真、手机、电子邮箱、微信、QQ等)等基本内容。作为专业具有丰富经验的主办方还会根据需要，扩展专业观众的信息内容，如年龄、出身地/籍贯、毕业学校/所学专业、所在单位性质(国有/民营/外资/合资/事业单位)、参观展会次数、有无采购决策权等等。
展会专业观众的信息资料越详细，越新，与所办展会主题的关联度越高，信息的质量就越高。
通过哪些途径收集信息？
收集专业观众的信息资料，一般有四条途径：
[途径一] 借助各种公开或非公开的信息资源载体，收集与展会主题相关联的专业观众资料
公开的信息资源载体主要有个人名片、门户网站、行业协会会员、互联网名录、展会会刊名录等。
非公开的信息资源载体分为两类：一类是自用信息的资源拥有者，如民间社团拥有的会员名录，会议主办者拥有的与会者名录，行政机构拥有的相关单位及其人员的名录，邮政部门拥有的报刊发行名录；一类是专业从事信息服务的经营机构所拥有的资源，如信息咨询公司。
[途径二] 通过展会收集专业观众的资料
在展览期间对观众进行登记，而后对登记的资料进行整理。展会现场收集的专业观众资料，主要是观众的名片或观众填写的登记表。
[途径三] 通过登门拜访、寻访的方式收集专业观众的资料
派员到专业观众所在地或所在单位，通过登门拜访收集资料，是常用的方法。这种方法俗称扫街，虽不雅致，倒也传神。
扫街尤其合适小微采购商居多的展会，所获资料相当准确有效。在扫街收集资料的过程中，代表主办方的拜访/寻访者通过与小微采购商面对面的交流，可以获得许多宝贵信息，对于展会推广大有裨益。
据悉，国内某著名礼品展会，分省(区)配置客服专员，长年从事以扫街为主的专业观众资料收集工作，效果甚佳。
[途径四] 利用展会自媒体收集信息
在互联网时代，利用展会自媒体，尤其是社交媒体收集专业观众的资料，已为越来越多的主办方所青睐。
展会网站的专业观众预登记，是许多主办方行之多年的信息收集方法。
利用微信公众号收集信息，是当下新招。此招与网站专业观众预登记并无本质不同，只是使用手机终端，更多吸引青年人关注。
注意哪些问题？
第一、无论采取什么途径收集的资料，都只是原始的初级的资料。这些资料还须经整理、过滤、核实、补充、录入、分类等一系列业务流程，才能成为精准的专业观众信息数据。
第二、专业观众信息质量的关键，在于能否具体到个人。不能到具体人而只有单位(公司)的资料，不利于精准邀约观众。以互联网思维，具体到每个人才是O2O。
第三、收集资料工作实际是专业展会营销工作的组成部分，而且是十分重要的部分。以市场营销的意识与技巧做这项工作，思维层次和手段方法将明显提升。
第四、以上四条途径，综合使用。初次举办的展会，主要通过一、三、四种途径收集专业观众的信息资料。每年定点定期举办的展会，通过第二种途径收集专业观众的信息资料是重点。